🏠 Chào mừng đến Học viện Eximco Global
Nơi kiến thức logistics – ủy thác – hải quan của công ty được hệ thống hóa để bất kỳ ai cũng học được và làm được.
Đây là wiki đào tạo nội bộ. Mỗi module là một quy trình hoàn chỉnh: hiểu mục đích → nắm căn cứ → làm theo bước → dùng đúng biểu mẫu → tránh lỗi thường gặp.
Cách dùng: Gõ từ khóa cần tra vào ô tìm kiếm phía trên. Người mới đi theo thứ tự 1→6. Người có nghề rồi vào thẳng module cần dùng.
Bạn thuộc nhóm nào?
- TTS Học module 1 → 2 → 3, đọc cùng mentor, chưa tự ra quyết định.
- NV mới Làm theo checklist có giám sát, bắt đầu chạm module 4.
- NV chính Tự xử lý 1 hồ sơ trọn vẹn, dùng module 4–5–6.
- Trưởng nhóm Kèm TTS, cập nhật quy trình, chấm bài kiểm tra.
Vào nhanh các module
🎯 Lộ trình: Thực tập sinh → Nhân viên chính
Lên cấp theo năng lực thật, có bài kiểm tra và checklist chấm — không chấm cảm tính.
CẤP 1
Thực tập sinh
1–2 tháng. Hiểu nền tảng, biết tra cứu, đọc SOP.
CẤP 2
Nhân viên mới
1–3 tháng. Làm việc đơn giản có giám sát, theo checklist.
CẤP 3
Nhân viên chính
3–12 tháng. Tự xử lý 1 chứng từ/hồ sơ trọn vẹn.
CẤP 4
Trưởng nhóm
1 năm+. Xử lý case khó, kèm TTS, cập nhật quy trình.
| Cấp | Mục tiêu | Cách đào tạo | Điều kiện lên cấp |
|---|---|---|---|
| TTS | Hiểu nền tảng, biết tra cứu | Module cơ bản + đọc SOP + ngồi cạnh mentor | Qua quiz nền tảng (≥80%) |
| NV mới | Làm việc đơn giản có giám sát | Mentor 1-1, làm theo checklist, sửa lỗi tại chỗ | Hoàn thành 3 case có giám sát |
| NV chính | Tự xử lý 1 hồ sơ trọn vẹn | Giao case thật, review định kỳ | Tự làm 1 hồ sơ không cần hỏi >90% |
| Trưởng nhóm | Xử lý case khó + kèm người | Dạy lại team (cách học tốt nhất) | Đào tạo được ≥1 NV lên cấp |
Triết lý: Biết → Làm được → Dạy được. Lên cấp khi dạy được người khác, không chỉ vì thâm niên.
1️⃣ Nền tảng Logistics & Ủy thác nhập khẩu
Mục đích: Hiểu bức tranh tổng thể — hàng đi từ nhà máy nước ngoài về kho khách như thế nào, ai làm gì, rủi ro nằm ở đâu.
Nội dung trọng tâm
- Luồng hàng hóa: NCC → đóng hàng → vận tải quốc tế → cảng/ga → hải quan → thông quan → giao khách/kho.
- Incoterms 2020: ai chịu chi phí & rủi ro tại điểm nào (EXW, FOB, CIF, DDP...). Đây là gốc của mọi cuộc đàm phán giá.
- Các phương thức vận tải: đường biển (FCL/LCL), hàng không, đường bộ (Trung Quốc – Lào – Campuchia), đường sắt, đa phương thức.
- Ủy thác nhập khẩu là gì: nhận vốn/hàng của khách, đứng tên nhập khẩu, thông quan, giao lại — và phí ủy thác tính thế nào.
- Phân biệt: ủy thác (khác chủ hàng) vs mua bán trực tiếp (chịu VAT, tồn kho) — ảnh hưởng dòng tiền và thuế.
Ghi nhớ: Incoterms quyết định ai trả cước, ai chịu rủi ro. Chốt sai Incoterms = lỗ tiền thật.
Lỗi thường gặp
- Nhầm FOB/CIF khi báo giá → khách hiểu sai chi phí.
- Không tách rõ vai trò ủy thác vs mua bán.
- Quên thời gian vận chuyển khi hứa deadline.
2️⃣ Sourcing / Mua hàng
Mục đích: Tìm đúng nhà cung cấp, mua đúng giá, kiểm soát chất lượng và tiến độ.
Các bước
- Nhận nhu cầu: loại hàng, số lượng, tiêu chuẩn, mục tiêu giá, thời gian.
- Tìm NCC: sàn B2B, giới thiệu, triển lãm; kiểm tra NCC có thật (giấy phép KD, nhà máy, phản hồi khách cũ).
- Xin báo giá: yêu cầu rõ Incoterms, MOQ, thời gian sản xuất, cách đóng gói.
- So sánh & đàm phán: so ít nhất 2–3 NCC, chú ý chất lượng không chỉ giá.
- Đặt hàng: hợp đồng/PI ghi rõ sản phẩm, giá, tiến độ, thanh toán, trách nhiệm lỗi.
- Theo dõi: tiến độ sản xuất, kiểm hàng (QC), chuẩn bị chứng từ.
Nguyên tắc: Giá rẻ nhất chưa chắc tốt nhất. Kiểm NCC trước khi đặt cọc — mất cọc là lỗi đắt nhất.
Lỗi thường gặp
- Chỉ lấy 1 báo giá rồi chốt.
- Không kiểm hàng trước khi xuất → hàng lỗi về tới kho mới biết.
- Hợp đồng không ghi rõ tiêu chuẩn chất lượng/đổi trả.
3️⃣ Chứng từ cơ bản
Mục đích: Nắm bộ hồ sơ tối thiểu của một lô hàng và biết kiểm tra tính khớp của chứng từ.
| Chứng từ | Công dụng | Lưu ý kiểm |
|---|---|---|
| Invoice (Hóa đơn) | Giá trị, số lượng, điều kiện giao | Khớp với hợp đồng & tờ khai |
| Packing List | Chi tiết đóng gói, trọng lượng | Khớp số kiện, cân nặng |
| B/L – Vận đơn | Bằng chứng vận chuyển, quyền nhận hàng | Người nhận, cảng, số container |
| C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ | Hưởng ưu đãi thuế (FTA) | Đúng form (A, E, AK...), còn hiệu lực |
| Hợp đồng / PI | Căn cứ pháp lý giao dịch | Khớp giá, điều khoản |
| Các giấy phép/CB liên quan | Điều kiện nhập khẩu mặt hàng | Tùy ngành hàng |
Nguyên tắc vàng: Mọi chứng từ phải khớp nhau — tên hàng, số lượng, giá trị, ngày tháng. Sai 1 chữ có thể bị luồng vàng/đỏ.
4️⃣ Thủ tục Hải quan NÓNG NHẤT
Mục đích: Khai đúng, nhanh, ít bị kiểm tra, đóng thuế đúng — tránh phạt và chậm hàng.
Các bước tổng quát
- Chuẩn bị hồ sơ: hợp đồng, invoice, packing list, B/L, C/O, giấy phép/công bố (nếu có).
- Xác định mã HS: tra biểu thuế, đối chiếu mô tả hàng. Sai mã = sai thuế = rủi ro phạt.
- Khai báo điện tử trên hệ thống (VNACCS/ECUS) → nhận tờ khai & phân luồng.
- Phân luồng:
- XANH Thông quan ngay, miễn kiểm tra thực tế.
- VÀNG Kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
- ĐỎ Kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Nộp thuế (nếu có): theo thông báo, đúng thời hạn.
- Thông quan / giải phóng hàng → nhận hàng về kho.
Mẹo giảm luồng đỏ: mã HS đúng, chứng từ khớp, kim ngạch hợp lý, NCC/lô hàng không có tiền sử vi phạm.
Căn cứ pháp lý cần biết
- Luật Hải quan và các nghị định/thông tư hướng dẫn (hỏi "chủ wiki" bản cập nhật mới nhất).
- Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.
- Quy định trị giá hải quan.
Lỗi thường gặp
- Khai sai mã HS → truy thu + phạt.
- Không khớp số liệu giữa chứng từ và tờ khai.
- Quên hạn nộp thuế → bị tính chậm nộp.
- Không cập nhật luồng/thông báo mới trước khi khai.
5️⃣ Kiểm tra chuyên ngành
Mục đích: Biết mặt hàng nào cần kiểm tra chuyên ngành và làm đúng thủ tục để không bị giữ hàng.
| Lĩnh vực | Cơ quan | Ví dụ hàng |
|---|---|---|
| Kiểm dịch thực vật | BVTV | Nông sản, gỗ, hạt |
| Kiểm dịch động vật | Thú y | Thực phẩm nguồn động vật |
| An toàn thực phẩm | ATTP / Bộ ngành | Thực phẩm đóng gói |
| Chất lượng sản phẩm | Bộ quản lý ngành | Hàng tiêu dùng, thiết bị |
| Đo lường / năng lượng | Đo lường | Thiết bị đo, điện |
Quan trọng: Xác định trước khi nhập mặt hàng có thuộc diện kiểm tra không — nhiều trường hợp phải đăng ký/công bố từ khâu trước, không phải tới cảng mới làm.
6️⃣ Giấy phép & Tuân thủ
Mục đích: Nắm khi nào cần giấy phép, công bố, đăng ký lưu hành — và làm đúng trình tự.
Nhóm thủ tục thường gặp
- Giấy phép nhập khẩu — với hàng có điều kiện.
- Công bố hợp quy / phù hợp quy định — nhiều nhóm hàng tiêu dùng.
- Đăng ký lưu hành — thiết bị y tế, hóa chất, v.v.
- Kiểm tra nhà nước về chất lượng trước khi thông quan.
Nguyên tắc: Giấy phép làm trước khi hàng về cảng. Chuẩn bị hồ sơ càng sớm càng tốt để tránh lưu bãi.
Cách cập nhật
- Theo dõi văn bản mới trên cổng thông tin chính phủ / hải quan.
- Có câu hỏi phức tạp → hỏi trực tiếp cơ quan quản lý hoặc chuyên gia tuân thủ.
- Chủ wiki chịu trách nhiệm cập nhật khi luật đổi.
📂 Kho biểu mẫu
Để tất cả mẫu trên Google Drive, nhúng link vào đây — sửa 1 chỗ, cả site cập nhật.
| Biểu mẫu | Dùng cho | Link |
|---|---|---|
| Checklist hồ sơ lô hàng | Kiểm trước khi khai | dán link Drive |
| Form báo giá NCC | Sourcing | dán link Drive |
| SOP khai báo hải quan | Module 4 | dán link Drive |
| Danh mục mã HS thường dùng | Tra cứu nhanh | dán link Drive |
| Form bàn giao / nghiệm thu | Giao khách | dán link Drive |
Mẹo: Anh tạo 1 thư mục Google Drive "Học viện Eximco – Biểu mẫu", để chung quyền xem cho các bạn, rồi dán link từng file vào đây.
🎓 Kiểm tra & Chứng nhận nội bộ
Làm bằng Google Form, đậu là lên cấp. Chấm theo checklist, không cảm tính.
- Quiz nền tảng — điều kiện lên NV mới (≥80%).
- Quiz hải quan — điều kiện chạm khai báo.
- Bài thực hành — xử lý 1 hồ sơ trọn vẹn có mentor review.
- Chứng nhận nội bộ — in từ Google Slides, ghi rõ cấp & ngày.
Triết lý: Biết → Làm được → Dạy được. Lên cấp khi dạy được người khác, không chỉ vì thâm niên.
Tạo Quiz bằng Google Form →
🆘 Xử lý phát sinh & Case thực tế
Nơi lưu các tình huống thật (đã ẩn thông tin khách) để học và tra khi gặp lại.
- Case bank: mỗi case ghi: bối cảnh → vấn đề → cách xử lý → bài học.
- Tình huống thường gặp: hàng bị luồng đỏ, sai mã HS, chậm C/O, thuế bị truy thu, hàng lỗi phải trả NCC.
- Nguyên tắc: Gặp case lạ → tra wiki trước, không có thì hỏi trưởng nhóm, sau đó bổ sung vào wiki để người sau không phải hỏi lại.